Tipps & Tricks: Word-Formate

Der Pinsel in der Symbolleiste zum Format-Übertragen ist sehr praktisch, hat aber seit Word 2000 eine lästige Eigenheit: wenn Sie ein formatiertes Wort markieren, den Pinsel anklicken und auf ein anderes Wort klicken, sind erwartungsgemäß alle Formatierungen übertragen worden.

Sollte jedoch der Ausgangspunkt ein Wort sein, welches durch ein Absatzformat automatisch mitformatiert wurde (beispielsweise für eine Überschrift), übertragen Sie nicht mehr wie früher das Absatzformat als Ganzes auf den Absatz, sondern lediglich die Zeichenanteile des Absatzformates auf das neue Wort.

Sie können übrigens durch einen Doppelklick auf den Formatpinsel beliebig viele weitere Worte mit den Format versehen. Ein einfacher Klick auf das Symbol schaltet diesen Modus wieder aus. Allerdings sollten Sie statt einer solchen manuellen Formatierung immer eine Zeichen-Formatvorlage (siehe Tipp "Zeichen-Formatvorlagen") erstellen, sonst müssen Sie nachträgliche Änderungen auch immer manuell und einzeln vornehmen.

Alle Details einer Formatierung können Sie sehen, wenn Sie das Menü Format Formatierung anzeigen aufrufen. Das ist übersichtlicher, als sich durch alle Dialoge der Formatvorlagen einzeln hindurchzuklicken.

Fußnoten sind eine schöne Sache, weil Word sich um alle Details kümmert, auf welcher Seite sie erscheinen, dass der Umbruch paßt, etc. Leider scheint sich Word allzu sehr zu kümmern, vor allem, wenn Sie die Fußnotenlinie selber ändern wollen, die zwischen Text und Fußnoten automatisch eingebaut ist.

Sollten Sie daran gescheitert sein, diese zu ändern, liegt es nur an der Ansicht. Sie müssen sich in der Normalansicht (Menü Ansicht Normal) befinden, damit der Befehl Ansicht Fußnoten auch tatsächlich unten ein zweites Teilfenster aufmacht. Dort gibt es dann eine Ausklappliste mit dem Eintrag "Fußnotentrennlinie" (und hier auch den Fortsetzungslinien), der diese editierbar anzeigt. Dort können Sie das angezeigte Zeichen löschen und beliebige eigene Texte vorgeben.

Word ist gut geeignet, mehrspaltige Layouts zu erstellen. Das geschieht natürlich nicht mit einer zweispaltigen Tabelle, denn dann müssten Sie alle Seitenumbrüche zu Fuß verwalten. Stattdessen gibt es einen passenden Dialog, den Sie mit Format Spalten erreichen.

Wählen Sie dort die gewünschte Spaltenbreite und eventuell eine senkrechte Linie. Der automatische Spaltenabstand von 1,25 cm dürfte in den meisten Fällen aber deutlich zu groß sein, hier sind 0,5 cm sicherlich angemessener.

Größere Dokumente sollten nicht nur mit Überschriften gegliedert sein, sondern auch die eingebauten Formatvorlagen "Überschrift 1", "Überschrift 2", etc. benutzen. Diese sind so eingestellt, dass das Standard-Inhaltsverzeichnis sie direkt berücksichtigt. Außerdem sind die ersten drei Ebenen schon mit Tastenkürzeln versehen, nämlich Alt+1 für "Überschrift 1" bis Alt+3 für "Überschrift 3".

Vermutlich wegen der amerikanischen Original-Bezeichnung "Normal" des "Standard"-Absatzformates heißt das Tastenkürzel dazu Strg+Umschalt+N (bzw. Ctrl+Shift+N).

Obwohl Word dafür ursprünglich nicht konzipiert worden ist, kann es sehr weit mit den Layout-Fähigkeiten großer Spezialprogramme mithalten. Es kostet ein wenig Mühe, Word ein ausgefalleneres Layout beizubringen, aber wenn Sie mal versucht haben, mit einem Layout-Programm Tabellen, automatische Querverweise, Inhaltsverzeichnisse oder ähnliches anzulegen, wissen Sie Word wieder zu schätzen.

Für ein typisches Zeitschriftenlayout stellen Sie mit Format Spalten die Spaltenanzahl auf dreispaltig, wobei der Abstand mit 1,25 cm vielleicht standardmäßig ein wenig groß gewählt ist.

Um Bilder dann frei im Layout positionieren zu können, markieren Sie die eingefügte (oder besser verknüpfte!) Grafik und klicken auf Format Grafik. In diesem Dialog finden Sie in der Registerkarte Layout die Schaltfläche Weitere, mit deren Dialog Sie die Position exakt angeben können.

Ähnlich gehen Sie vor, wenn beispielsweise die Seitenzahl am mittleren äußeren Seitenrand statt in Kopf- oder Fußzeile stehen soll. Markieren Sie in der jeweiligen Kopfzeile das Textstück mit dem Seitenzahl-Feld und wählen dann Einfügen Textfeld, so dass dies anschließend ebenso wie eine Grafik absolut positionierbar ist. Jetzt können Sie das Textfeld an seiner Kante nach Belieben an den mittleren äußeren Seitenrand verschieben. Mit Format Textfeld können Sie den automatisch erzeugten und meist störend großen Textrand von je 0,25 cm wieder entfernen.

Wenn die Datei sehr viele Seiten umfasst, sollten Sie den Tipp "Viele Kapitel bearbeiten" beachten.

Wenn Sie unterschiedlich lange Texte in Tabellenzellen nebeneinander stehen haben, wird der kürzere Text immer links oben in der Zelle stehen. Um das zu ändern, gibt es ärgerlicherweise auch keinen Eintrag im (normalen) Menü. Nur per Rechtsklick im PopUp-Menü auf die jeweilige Zelle finden Sie den Eintrag Zellausrichtung, mit dem Sie den Text rechts/links bzw. oben/unten ausrichten können.

Hier steht unter Absatzrichtung auch die Möglichkeit, Texte hochkant auszurichten. Das entspricht dem tatsächlichlich vorhandenen Menü Format Absatzrichtung.