CLS: Tipps & Tricks: Access 2007



Tipps & Tricks: Access 2007

Auf dieser Seite finden Sie 5 Tipps & Tricks für Access 2007. Diese Tipps & Tricks gelten nur für die Version 2007 von Access. Insbesondere zum Umgang mit Ribbons lohnt sich ein Blick auf www.AccessRibbon.de von Gunter Avenius oder auf www.Ribbon-Admin.de von André Minhorst.

Wenn in den folgenden Erläuterungen Texte wie MsgBox formatiert sind, handelt es sich um konkret einzugebende Inhalte wie VBA-Code oder die Eingabe von Werten. Menüs wie Datei Speichern sind wie hier zu sehen formatiert. Schaltflächen oder Registerkarten auf Dialogen werden wie Menüs behandelt.

Alle Tipps sind nach bestem Wissen geprüft, aber selbstverständlich ohne Gewähr. Sollten Sie doch einen Fehler darin entdecken, würden wir uns freuen, wenn Sie uns per eMail Bescheid sagen.

Während die Gruppen im Datenbank-Fenster bisheriger Access-Versionen eher unflexibel einzusetzen waren, sind diese im neuen Navigationsbereich deutlich verbessert worden.

Der Navigationsbereich am linken Rand selber ist schon erheblich leistungsfähiger, indem Sie am DropDown-Pfeil in seiner Titelleiste beispielsweise auf Tabellen und damit verbundene Sichten stellen können. Dann sehen Sie zu jeder Tabelle alle Abfragen, Formulare und Berichte, welche diese als Datenquelle einsetzen. Dabei werden Abfragen mit mehreren Tabellen als Datenquelle korrekt mehrfach, nämlich bei jeder der beteiligten Tabellen, angezeigt.

Per Rechtsklick auf die Titelleiste des Navigationsbereichs erreichen Sie die Navigationsoptionen. Dort erzeugen Sie zuerst mit Element hinzufügen eine neue Kategorie, die im Navigationsbereich ausgewählt werden kann. Anschließend können Sie in der rechten Liste eine Gruppe hinzufügen.

Nach Bestätigung mit OK und Auswahl dieser Kategorie in der Titelleiste des Navigationsbereichs klicken Sie darin auf ein beliebiges Objekt und können es Zur Gruppe hinzufügen. Dadurch läßt sich der Navigationsbereich nach eigenen Kriterien sortieren. Objekte, die für Benutzer unsichtbar bleiben sollen, bleiben in einer Gruppe, die Sie ebenfalls per Rechtsklick ausblenden können.

Im Office-Menü (das runde Symbol oben links) findet sich unter Verwalten ein Menü-Eintrag Datenbank sichern. Damit können Sie aus einer offenen Datenbank heraus direkt eine Kopie der *.accdb-Datei anlegen. Access erzeugt dabei auch direkt einen Dateinamen, der um das aktuelle Datum erweitert wird, also etwa "MeineDatenbank_2008_12_24.accdb".

Geteilte Formulare ID 271 Top-Tipp!

Eine erhebliche Vereinfachung für die Benutzeroberfläche sind die neuen geteilten Formulare. Bei diesen findet sich außer dem üblichen Formular für einen Datensatz eine tabellarische Liste der gleichen Datenquelle, anhand der sich ein beliebiger Datensatz auswählen läßt.

Um aus einem normalen Formular ein geteiltes zu machen, ändern Sie die Standardansicht auf Geteiltes Formular. Bei typischerweise vielen Zeilen für alle Datensätze der Datenquelle steht die Orientierung des geteilten Formulars-Eigenschaft eher auf Datenblatt links.

Damit das Datenblatt nur wenige Spalten anzeigt, können Sie darin (nicht im Entwurf, sondern wie in Abfragen im Ergebnis) per Rechtsklick auf einen Spaltenkopf das Menü Spalten einblenden zur Auswahl der anzuzeigenden Felder nutzen. Das beeinflußt nicht die dargestellten Felder auf dem anderen Teil des Formulars.

Durch einen Klick auf einen Datensatz im Datenblatt-Teil wird im "Formular"-Teil genau dieser Datensatz angezeigt.

Immerwährendes Ärgernis in früheren Datenbanken war das Problem, daß Dropdown-Listen in Formularen nur mühsamst mit NichtInListe-Ereignissen programmiert werden konnten, wenn Benutzer der Liste neue Werte hinzufügen oder welche ändern wollten. Dafür gibt es endlich eine einfache Technik mit zwei neuen Eigenschaften.

Lassen Sie für eine DropDown-Liste die Wertlistenbearbeitung-Eigenschaft auf Ja stehen und geben Sie in Bearbeitungsformular ein vorher erstelltes Formular mit der jeweiligen Datenquelle der Liste an. Dann erscheint für den Benutzer jeweils unterhalb der ausgeklappten Liste ein Bedienungselement, welches beim Überfahren mit der Maus farbiger wird und zu diesem Formular führt:

Das aufgerufene Listen-Formular wird immer modal geöffnet, was aber für viele Benutzer nicht erkennbar ist. Daher ist es meistens besser, seine PopUp-Eigenschaft auf Ja zu stellen. Dann wird es klein und vor allem einzeln vor allen anderen Formularen dargestellt.

Der richtige Weg zum Ausblenden (und vor allem Ändern) der Ribbons ist der offizielle über die XML-Daten. Manchmal sollen aber die Original-Ribbons und die Navigation nur vorübergehend per VBA ausgeblendet werden. Mit der folgenden Funktion können Sie das leicht erledigen:

Sub ShowEverythingInDB(booShow As Boolean)
DoCmd.ShowToolbar "Ribbon", IIf(booShow, acToolbarYes, acToolbarNo)
DoCmd.SelectObject acForm, Screen.ActiveForm.Name, True
If Not booShow Then
DoCmd.RunCommand acCmdWindowHide
End If
CurrentDb.Properties("ShowDocumentTabs") = booShow
End Sub

Insbesondere das Ausblenden der Navigation zeigt ein paar Interna von Access 2007, denn offensichtlich ist der Navigationsbereich aus technischer Sicht immer noch das ehemalige Datenbankfenster aus vorigen Versionen, welches damals ebenfalls mit DoCmd.SelectObject aktiviert wurde. Außerdem würde der Befehl DoCmd.RunCommand acCmdWindowUnhide zu einem Laufzeitfehler führen, ist aber glücklicherweise gar nicht nötig, weil das Fenster schon beim SelectObject sichtbar werden kann.

Dieser Befehl setzt hier übrigens voraus, daß ein Formular sichtbar ist, weil es mit Screen.ActiveForm.Name namentlich angesprochen wird. Auf diesem Formular können Sie dann einfach eine Checkbox zur Verfügung stellen, welche das alles mit folgendem Code umschaltet:

Private Sub chkEverything_Click()
ShowEverythingInDB Me.chkEverything.Value
End Sub

Die Änderungen an den Dokument-Reitern ("ShowDocumentTabs") werden übrigens im Gegensatz zu den übrigen Einstellungen nicht sofort sichtbar, sondern erfordern ein Neu-Öffnen der Datenbank. Das ist aber immer noch schneller, als es jedesmal in den Optionen anzuklicken.