CLS: Tipps & Tricks: Excel-Formate



Tipps & Tricks: Excel-Formate

Auf dieser Seite finden Sie 5 Tipps & Tricks für Excel-Formate. Soweit keine Einschränkungen dazu genannt werden, gelten diese Tipps & Tricks für alle Versionen von Excel.

Wenn in den folgenden Erläuterungen Texte wie MsgBox formatiert sind, handelt es sich um konkret einzugebende Inhalte wie VBA-Code oder die Eingabe von Werten. Menüs wie Datei Speichern sind wie hier zu sehen formatiert. Schaltflächen oder Registerkarten auf Dialogen werden wie Menüs behandelt.

Alle Tipps sind nach bestem Wissen geprüft, aber selbstverständlich ohne Gewähr. Sollten Sie doch einen Fehler darin entdecken, würden wir uns freuen, wenn Sie uns per eMail Bescheid sagen.

In langen Datenreihen ist es oft hilfreich, Minimal- oder Maximal-Werte auf einen Blick zu finden. Natürlich können Sie diese einmal ermitteln und manuell markieren, aber möglicherweise ändern sich die Daten später nochmals. Außerdem ist das unnötig mühsam, denn die bedingte Formatierung ist auch in der Lage, solche Aufgaben zu lösen.

Markieren Sie in der zu untersuchenden Spalte eine Zelle und klicken auf Format Bedingte Formatierung. Im folgenden Dialog stellen Sie hinter Zellwert ist auf gleich. Dann tragen Sie daneben =Max($A$1:$A$100) ein, wobei Sie die eigentliche Zelladresse zwischen den Klammern durch Markierung mit der Maus angeben können. Wichtig ist die absolute Adressierung, also mit den hier zu sehenden $-Zeichen. Nachdem Sie darunter noch eine geeignete farbliche Formatierung ausgewählt haben, können Sie den Dialog mit OK bestätigen.

Mit dem Format übertragen-Pinsel aus der Symbolleiste können Sie diese (bedingte) Formatierung nun auf alle Zellen der Spalte übertragen. Dann ist immer die Zelle mit dem Maximum des Bereichs farblich hervorgehoben, auch bei nachträglicher Datenänderung. Sind mehrere Zellen mit identischem Wert das Maximum, sind natürlich auch mehrere farbig.

Sie haben sicherlich schon mal Dateien zugeschickt bekommen, die nach dem Öffnen eine ganz merkwürdige Schrift in den Zeilen- und Spaltenköpfen angezeigt haben (meistens "Courier", wenn es nämlich alte Lotus-1-2-3-Datei sind). Deren Schriftart und -größe ist abhängig von der Formatvorlage "Standard" und Sie können das jederzeit pro Datei ändern.

Mit dem Menü Format Formatvorlage können Sie mit der Schaltfläche Ändern die gewünschten Einstellungen vornehmen. Die Formatvorlage "Standard" gilt für alle Zellen, in denen Sie nicht schon lokale Änderungen vorgenommen haben. Auf den Zeilen- und Spaltenköpfen wird aber nur die Schriftart und -größe berücksichtigt.

Bei sehr großen (Währungs-)Zahlen ist es übersichtlicher, diese in Tsd. € oder gar Mio. € anzeigen zu lassen, also einige Zehner-Potenzen wegzulassen. Dazu müssen Sie nicht die Zahl umrechnen, sondern lediglich deren Darstellung verbessern. Bei solchen Zahlenformaten steht ein zusätzlicher Tausenderpunkt am Ende, also:

#.##0. "T€"

Damit wird die Zahl 123456789 als 123.456 T€ angezeigt. Für die Million ergänzen Sie einen weiteren Punkt am Ende:

#.##0.. "Mio. €"

Damit erscheint 123456789 als 123 Mio. €. Sie können trotzdem noch Nachkommastellen anzeigen:

#.##0..,0 "Mio. €"

So lässt sich die Zahl mit einer Stelle nach dem Millionen-Komma anzeigen als 123,5 Mio. €.

Bei langen Zahlenreihen beispielsweise mit Meßwerten lässt sich optisch ein Nullwert eher schlecht von den übrigen Werten unterscheiden. Zwar können Sie statt einer Null auch einen Strich eingeben, aber dies kann (beim Mittelwert, etc.) zu Berechnungsfehlern führen. Wählen Sie für diese Zellen folgendes Zahlenformat: 0;0;"nix!"

Anstatt der einfachen Null ist auch jedes andere Zahlenformat wie #.##0,00 etc. möglich. Ebenso können Sie den Text innerhalb der Anführungszeichen variieren, beispielsweise in "-" oder wegen dessen schlechter Erkennbarkeit eher in "--".

Excel unterscheidet dabei automatisch, ob die Zelle die Zahl "0" oder keinen Inhalt enthält und benutzt das Zahlenformat wirklich nur für die Zahl. So können Sie weiterhin unterscheiden, ob der Meßwert "0" oder gar kein Meßergebnis vorliegt.

Bei Tabellen, die formatierte Zahlen enthalten, kann es passieren, dass jemand statt der Zahl "1234" (z.B. wegen eines Zahlenformats mit angehängter Einheit "kg") den Text "1.234 kg" eingibt. Da die Ausrichtung bei Texten normalerweise links-, bei Zahlen aber rechtsbündig ist, ist dies vielleicht noch zu erkennen.

Spätestens nach manueller Korrektur der vermeintlich falschen Ausrichtung ist dieser Fehler jedoch nicht mehr zu finden. Das ist deswegen gefährlich, weil Excel bei einer Summe solche Texte einfach mit dem Wert "0" mitberechnet. Es fehlen also im obigen Beispiel 1234 kg an der wirklichen Summe.

Um diesen Fehler sichtbar zu machen, markieren Sie alle betroffenen Zellen und ändern das Zahlenformat etwa wie folgt: 0;0;0;"Fehler!".

Anstatt der einfachen Null ist auch jedes andere Zahlenformat wie "#.##0,00" etc. möglich. Wichtig ist dabei, dass der Text nach dem dritten Semikolon nur auf Zellen angewandt wird, die einen textlichen Inhalt haben. Dabei wird der Inhalt selber gar nicht dargestellt. Dazu wäre der sogenannte Klammeraffe nötig wie im folgenden Beispiel: 0;0;0;"TEXT?: "@. Das ist jedoch wegen der Spaltenbreite in den meisten Zellen ohnehin nicht vollständig zu lesen.