Tipps & Tricks: MS-Project

Sicherlich haben Sie schon bemerkt, dass die freien Felder (Zahl1-Zahl20, Attribut1-Attribut20, Text1-Text30) in MS-Project ziemlich problematisch sind. Wenn Sie diese in einer Tabelle mit einem neuen Titel versehen, können Sie nie sicher sein, dass das Feld nicht in einer anderen Tabelle dieser Datei schon für andere Zwecke eingesetzt wird. Und Zahlenfelder können offenbar gar nicht rechnen, Sie müssen also in allen Sammelvorgängen manuell die richtigen Werte nachpflegen.

Seit Version 2002 ist das zwar endlich gelöst, aber so gut versteckt, dass man es eher zufällig entdeckt. Sie können nämlich im Menü Extras Anpassen Felder benutzerdefinierte (und einige andere) Felder so umbenennen, dass es tatsächlich überall zu sehen ist. Markieren Sie im Dialog beispielsweise Text1 und klicken dort auf Umbenennen, dann erscheint es ab dann in allen Feld-Auswahllisten sowohl mit der Bezeichnung Text1 (Bemerkung) als auch als Bemerkung (Text1). Damit sehen Sie auch beim Tabellenentwurf schon, welchen Zweck dieses Feld hat.

Für Zahlenfelder können Sie zusätzlich bei Berechnung von Sammelvorgangs- und Gruppenkopfzeilen für das Rollup eine Funktion wie Summe auswählen, damit die Zwischensummen in Sammelvorgängen automatisch angezeigt werden.

Benutzerdefinierte Felder können Sie für eine einfachere Auswahl mit Wertelisten versehen. Dazu wählen Sie Extras Anpassen Felder, markieren ein Textfeld und klicken auf Wertliste. Hier können Sie beliebige Werte zur späteren Auswahl vorgeben. Die Option Zusätzliche Elemente können in das Feld eingetragen werden erlaubt mit den beiden Kontrollkästchen zudem, dass Benutzer/innen diese Liste (nach Bestätigung, um einfache Tippfehler zu vermeiden) um eigene Werte ergänzen.

Im Dialog Extras Anpassen Felder lässt sich mit wenig Aufwand eine oft gesuchte "Ampel" erstellen, also eine farbige Anzeige bestimmter Werte. Angenommen, Sie wollen alle Vorgänge mit einer Dauer über 5 Tagen durch einen roten Punkt und alle übrigen mit einem grünen Punkt kennzeichnen, klicken Sie zuerst auf Formel und geben dort in einem Hilfsdialog Iif([Dauer]>5;1;2) ein. Dann gehen Sie auf Grafische Symbole und tragen für Test: Text1 Gleich und für Werte 1 in die erste Zeile ein, für welche Sie ganz rechts ein rotes Bild auswählen. In der zweiten Zeile geben Sie für Test: Text1 Gleich und für Werte 2 ein und wählen ein grünes Bild.

Nachdem Sie dieses neue Feld in einer Tabelle sichtbar gemacht haben, werden dort automatisch zur jeweiligen Dauer die farbigen Bilder angezeigt.

Wenn Sie eine definierte Doppelansicht aufrufen, wechselt MS-Project automatisch in die Darstellung beider Teile der Ansicht. Wenn Sie anschließend jedoch wieder eine Einzelansicht aufrufen (das können Sie dem Namen ja nie ansehen!), wird lediglich die Hälfte des Bildschirms ausgetauscht.

Wenn Sie vor(!) dem Klick auf das Menü Ansicht die Umschalt-Taste (Shift-Taste, Groß-/Kleinbuchstaben-Umschaltung) gedrückt halten, sorgt MS-Project automatisch dafür, dass auch Einzelansichten nicht nur die Hälfte des Bildschirms ändern, sondern wie gewünscht auf dem kompletten Bildschirm angezeigt werden.

Wenn Sie einen eingebauten oder selbstdefinierten Filter per Menü aufrufen, wird dieser immer angewandt, blendet also diejenigen Vorgänge/Ressourcen aus, die den Filter nicht passieren können. Beim "Hervorheben" bleiben alle Zeilen sichtbar, sie werden nur unterschiedlich eingefärbt.

Wenn Sie vor(!) dem Klick auf das Menü Extras (oder ab MS-Project 2000 Projekt) die Umschalt-Taste (Shift-Taste, Groß-/Kleinbuchstaben-Umschaltung) gedrückt halten, wird der dann aufgerufene Filter hervorgehoben statt angewandt.

Sie können in Project auch eigene Filter erstellen, die sogar (ähnlich wie in Access die Parameter-Abfragen) wechselnde Kriterien berücksichtigen. Dazu erstellen Sie im Menü Project Filter:? Weitere Filter einen neuen Filter. Als Feldname wählen Sie beispielsweise <Text1 und als Bedingung enthält. Für den Wert geben Sie mit den Gänsefüßchen "Welche Bemerkung?"? ein. Das Fragezeichen nach den Gänsefüßchen sorgt dafür, dass der Text dazwischen in einer eigenen Eingabemaske bei jedem Aufruf abgefragt wird.

Die Umschalt-(Shift-)Taste ändert an zwei Stellen das Verhalten von MS-Project, muss aber entgegen den üblichen Windows-Gepflogenheiten bereits vor dem Aufruf der Menüs gedrückt sein und bleiben:

• Wenn Sie im Menü Project Filter:? einen Filter aus dem Untermenü auswählen, wird dieser immer angewendet. Das heißt, dass alle Vorgänge, die nicht diesem Filter entsprechen, ausgeblendet werden. Mit Umschalt-Taste werden diese Filter hervorgehoben, so dass nur noch eine farbliche Unterscheidung der Vorgänge stattfindet.
• Haben Sie eine eigene Ansichtskombination erstellt, wird beim nächsten Aufruf einer einfachen Ansicht lediglich die obere Hälfte dieser Doppelansicht ausgetauscht, während die untere Hälfte bleibt. Sie können ebenfalls mit der Umschalt-Taste erzwingen, dass dann auch tatsächlich wieder eine Einzelansicht erscheint.

Die Vorgangsnummern am grauen, linken Rand der Tabelle bleiben in Project auch dann sichtbar, wenn Sie den Rest der Tabelle mit den Rollbalken verschieben. Es ist aber auch möglich, dass dort die Vorgangsbezeichnungen selber stehenbleiben.

Dazu muss die Spalte "Vorgangsname" die erste Spalte der Tabelle sein und bei den Feldeigenschaften "Erste Spalte fixieren" angeklickt werden. Dann sehen Sie immer die Bezeichnungen, auch wenn die Tabelle weiter hinten ausgefüllt wird. Ein Nachteil ist jedoch, dass dort die unterschiedlichen Schriften und Einrückungen der Gliederungsebenen nicht dargestellt werden.

Um die Spalteneigenschaften in Tabellen zu ändern, müssen Sie nicht jedesmal das Menü Ansicht Tabelle: xxx Weitere Tabellen... und die Schaltfläche Bearbeiten aufrufen. Mit einem Doppelklick auf den jeweiligen Spaltenkopf erhalten Sie direkter das zugehörige Dialogfeld zum Ändern der Feldeigenschaften.

Wenn Sie eigene Tabellen, Ansichten, Filter oder ähnliches erstellt haben, ist es lästig, dies in jeder Datei immer wieder neu machen zu müssen. Sie können diese Objekte jedoch relativ einfach zwischen verschiedenen Dateien austauschen. Beide Dateien müssen jedoch vorher geöffnet sein. Klicken Sie dann auf Extras Organisieren und wählen in den untersten Auswahllisten Ansichten verfügbar in beide Dateien aus. Dann markieren Sie das zu kopierende Objekt und klicken auf Kopieren, welches jeweils passend die Richtung wechselt.

Wenn Sie Ansichten kopieren, müssen Sie eventuell daran denken, auch die darin enthaltene Tabelle zu kopieren. Eine entsprechende Warnung gibt es noch nicht beim Kopieren, sondern erst später beim Versuch, die Ansicht zu öffnen.

Zwischen einem GANTT-Balken-Diagramm und der zugehörigen Tabelle lässt sich der Bildschirm mit der Maus in der Aufteilung verändern. Nach einer Änderung der Spaltenbreiten in der Tabelle stimmt diese Teilung jedoch nicht mehr mit den Spalten überein.

Sie können dies korrigieren, indem Sie auf den Trennstrich mit der Maus (die dann die Form eines waagerechten Doppelpfeils hat) einen Doppelklick ausführen. Dann rastet der Trennstrich exakt auf einer Spaltenbreite ein.