CLS: Tipps & Tricks: PowerPoint Entwurf



Tipps & Tricks: PowerPoint Entwurf

Auf dieser Seite finden Sie 7 Tipps & Tricks für PowerPoint im Entwurfsmodus. Soweit keine Einschränkungen dazu genannt werden, gelten diese Tipps & Tricks für alle Versionen von PowerPoint.

Wenn in den folgenden Erläuterungen Texte wie MsgBox formatiert sind, handelt es sich um konkret einzugebende Inhalte wie VBA-Code oder die Eingabe von Werten. Menüs wie Datei Speichern sind wie hier zu sehen formatiert. Schaltflächen oder Registerkarten auf Dialogen werden wie Menüs behandelt.

Alle Tipps sind nach bestem Wissen geprüft, aber selbstverständlich ohne Gewähr. Sollten Sie doch einen Fehler darin entdecken, würden wir uns freuen, wenn Sie uns per eMail Bescheid sagen.

PowerPoint hinterlässt immer den Eindruck, als sei ein Folien-Design nur von Vorlagen-Dateien (*.pot) möglich. Tatsächlich können Sie aber auch (mit Format Folien-Design und Durchsuchen jede beliebige andere *.ppt-Datei benutzen, um deren Design zu übernehmen.

Vor allem beim Import aus anderen Datenquellen wie Word kommt schnell zu viel Text an. Die richtige Lösung, wenn dann auf einer Folie zu viel Text ist, ist deren Aufteilung in mehrere Folien (und nicht etwa, die Schrift auf 6 pt zu verkleinern!).

Am besten schalten Sie dazu auf die Gliederungsansicht um. Dort können Sie an der gewünschten Trennstelle noch den zukünftigen Titel als eigenen Absatz hineinkopieren und diesen mit dem Symbol "grüner Pfeil nach links" (oder Alt+Umschalt+CursorLinks-Tasten) hinaufstufen. Da er bereits auf der obersten Ebene (einer Folie) stand, wird es beim Hinaufstufen eine Ebene höher zum Startpunkt der neuen Folie - und das ist deren Titel.

Ein Hintergrund mit einem schönen Farbverlauf und darauf dem Firmenlogo wirkt immer sehr elegant. Was aber machen Sie, wenn auf einer Folie das Firmenlogo ausnahmsweise mal nicht erscheinen soll? Sie übermalen es mit dem Hintergrund! Legen Sie auf der Folie ein Rechteck darüber und geben dessen Innenfläche die Farbe Hintergrund. Damit enthält dies Rechteck die Farbe des Hintergrunds und zwar auch bei Farbverläufen korrekt und egal, wohin Sie es schieben!

PowerPoint ist schon immer auf ein Titel- und ein TitelUndText-Layout beschränkt gewesen, was für eine vernünftige Präsentation eher armselig ist. Aber mit einem Trick können Sie das wenigstens ab Version 2002 erweitern.

Wechseln Sie dazu in die Master-Ansicht und machen auf die verkleinerte Darstellung einer Masterfolie (am linken Bildrand) einen Rechtsklick. Dort gibt es den Eintrag Neuer Folienmaster, mit dem Sie ein neues Gespann aus Titel- und TitelUndText-Layout erstellen. Um einen möglichst ähnlichen Master zu einem vorhandenen zu erstellen, können Sie dort auch Kopieren und Einfügen. Diese parallelen Master sind aber nicht dynamisch miteinander verkoppelt, so dass also Änderungen etwa an einem gemeinsamen Logo an jedem Master einzeln vorgenommen werden müssen.

In PowerPoint 2000 können Sie diese Präsentationen mit mehreren Master zwar benutzen, aber offiziell nicht selber erstellen. Tatsächlich geht es aber doch, wenn Sie nämlich zwei Dateien mit verschiedenen Mastern via Einfügen Folien aus Datei in eine importieren und dabei Ursprüngliche Formatierung beibehalten ankreuzen.

Da PowerPoint-Folien ihr Design vorrangig aus einem Master beziehen und nicht auf jeder Folie einzeln formatiert sein sollen, müssen Sie ziemlich oft in die Masteransicht und zurück wechseln, um das Layout zu gestalten. Über den Menübefehl Ansicht Master Folienmaster geht das reichlich umständlich.

Mit gedrückter Umschalt-Taste auf das kleine Symbol "Normalansicht" (welches dann "Folienmasteransicht" als QuickInfo zeigt) wechseln Sie sofort in den zugehörigen Master. Diese drei kleinen Symbole sind alle doppelt belegt, wenn Sie die Umschalt-(Shift-)Taste beim Anklicken gedrückt halten:

  • "Normalansicht" wird zu "Folienmasteransicht"
  • "Foliensortierungsansicht" wird zu "Handzettelmasteransicht" (da die Foliensortierung ja keinen Master braucht)
  • "Bildschirmpräsentation" wird zu "Bildschirmpräsentation einrichten"

In der letzten Viertelstunde vor der Präsentation (also dann, wenn Sie mit den Folien überhaupt erst anfangen ;->) wird es immer hektisch. Da ist es wichtig, in einem hoffentlich schon fertigen Layout nur noch schnell die Texte hineinzuschreiben.

Nutzen Sie dazu die Tastenkombination Strg+Eingabe Ctrl+Return), um einen Titel oder einen ganzen Textblock (nicht einen Absatz) zu beenden. Dann wechselt PowerPoint automatisch zum nächsten Textblock und dazwischen auch immer zur neuen Folie. Schneller geht es wirklich nicht.

Grundsätzlich ist das Ändern von Schriftarten natürlich völlig unproblematisch, da Sie ja in PowerPoint immer mit Folienmastern arbeiten sollten und also nur dort die neue Schrift auswählen müssen. Tatsächlich gibt es aber erstaunlich viele Präsentationen, in denen offenbar jede Seite mühsam lokal formatiert wurde. Dort wäre natürlich eine Schriftänderung eine Katastrophe, weil Sie nun jedes Objekt auf jeder Seite einzeln markieren und ändern müssten.

Glücklicherweise geht es trotzdem automatisch, da ja auch mit Masterfolien immer mal lokale Objekte auf eine Seite benötigt werden. Nutzen Sie dazu den Befehl Format Schriftarten ersetzen. Damit führt PowerPoint auch Änderungen über alle Folien hinweg durch.