CLS: Tipps & Tricks: Word-Felder



Tipps & Tricks: Word-Felder

Auf dieser Seite finden Sie 10 Tipps & Tricks für Word-Felder. Soweit keine Einschränkungen dazu genannt werden, gelten diese Tipps & Tricks für alle Versionen von Word.

Wenn in den folgenden Erläuterungen Texte wie MsgBox formatiert sind, handelt es sich um konkret einzugebende Inhalte wie VBA-Code oder die Eingabe von Werten. Menüs wie Datei Speichern sind wie hier zu sehen formatiert. Schaltflächen oder Registerkarten auf Dialogen werden wie Menüs behandelt.

Alle Tipps sind nach bestem Wissen geprüft, aber selbstverständlich ohne Gewähr. Sollten Sie doch einen Fehler darin entdecken, würden wir uns freuen, wenn Sie uns per eMail Bescheid sagen.

Berechnungen im Text ID 487 Aktuell

Manchmal ist es praktischer, eine Berechnung in einem Word-Dokument mit allen Details nachvollziehen zu können. Lassen Sie dann einfach Word in einem Feld rechen, für die Anzahl der Minuten eines Tages also {=60*24}. Sie können das Ergebnis noch mit einem Tausenderpunkt formatieren, wenn Sie das Feld als {=60*24 # "#.##0"} angeben.

Die Berechnung kann auch auf Werten im Text basieren, welche dann als Textmarken gekennzeichnet werden müssen. Wenn die Textmarke AnzTage also die Anzahl der Tage umfaßt, lässt sich deren Minutenzahl mit {= { AnzTage }*60*24 # "#.##0"} errechnen.

Für Berechnungen innerhalb von Word-Tabellen ist die Z1S1-Schreibweise von Excel zum Zugriff auf die jeweilige Zelle vorgesehen. Für eine Tabelle wie die folgende setzen Sie also einfach die dahinter gezeigte Formel als Feld ein.

Anders als bei Excel werden aber diese Zellbezüge nicht automatisch aktualisiert, wenn Sie eine Zeile oder Spalte einfügen oder löschen.

Wein Flaschen Einzelpreis Gesamtpreis
Rotwein 5 4,99 24,95   {=Z2S2*Z2S3}
Weißwein 17 5,99 101,83   {=Z3S2*Z3S3}
    Gesamt 126,78   {=SUM(ABOVE)}

Bis Word 2000 heißt es für die Summe {=Summe(Über)}, beide Formeln berücksichtigen automatisch alle Zellen oberhalb.

Eine der häufigsten Fragen zu Word ist die Suche nach dem Dateinamen mit Pfad, um diesen mit dem Dokument ausdrucken zu können, so dass es sich später leichter wiederfinden lässt. Nutzen Sie dazu das Feld {FILENAME} ({DATEINAME}), welches mit dem zusätzlichen Parameter /p auch den Pfad anzeigt.

Als Zusatzinformation können Sie mit dem Feld {FILESIZE} ({DATEIGRÖSSE}) auch die aktuelle Dateigröße angeben lassen. Die Schalter /k oder /m runden die Zahl auf KiloByte oder MegaByte.

In größeren Firmen ist es sinnvoll, Kopf- und Fußzeilen in Dokumentvorlagen mit den passenden Daten vorzubesetzen, so dass diese beim Aufruf schon die richtigen Werte enthalten. Leider ändern diese sich regelmäßig, beispielsweise die Vorstands-Mitglieder, welche in der Fußzeile genannt werden. Das ist für neue Dokumente unproblematisch, denn dafür wird ja die Dokumentvorlage geändert.

Aber oftmals werden alte Dokumente weiterbenutzt oder auf einen neuen Namen kopiert. Dann wird die Fußzeile nicht aktualisiert. Fügen Sie daher in die Fußzeile der Dokumentvorlage statt eines Textes ein {AUTOTEXT "meineFusszeile"}-Feld ein. In der zugehörigen Dokumentvorlage definieren Sie den AutoText meineFusszeile nach Belieben und können ihn dort auch jederzeit aktualisieren.

Damit beim Ausdruck immer die aktuelle Fassung erscheint, muss bei Extras Optionen Drucken die Druckoption Felder aktualisieren aktiviert sein. Dann wird beim Ausdruck auf jeden Fall die neueste Fassung aus der Dokumentvorlage benutzt, auch wenn alte Dokumente weiterbenutzt werden.

Eigene automatische Zähler ID 489 Top-Tipp!

Die automatischen Gliederungsnummern im PopUp-Menü Format Nummerierung des Formatvorlagen-Dialogs sind zwar ganz nett, aber sowohl unübersichtlich als auch fehleranfällig. Dabei können Sie unabhängig davon jederzeit eigene Zähler mit einem {seq}-Feld verwalten.

Da der Dialog Einfügen Feld leider für das {seq}-Feld dessen Optionen verschweigt, aber dafür ungefragt Formatierungen vornimmt, sollten Sie dieses Feld besser direkt mit Strg+F9 einfügen. Das Feld muss immer ein frei gewähltes Wort enthalten, welches die Nummerierungsfolge markiert, zu der es gehört. Sie können also beliebig viele Nummerierungsfolgen innerhalb einer Datei einrichten.

Um beispielsweise eine Nummerierung für Zitate anzulegen, geben Sie einfach als Feld {seq Zitate} ein. Jede weitere Wiederholung dieses Feldes zeigt die jeweils nächste Nummer an. Daher ist es zweckmäßig, dafür einen AutoText anzulegen, der außer dem Feld eventuell noch die passende Formatierung oder begleitende Texte enthält.

Mit dem Schalter n können Sie die Nummerierung auf einen bestimmten Startwert setzen, etwa, wenn bereits andere Kapitel ausgedruckt wurden. Für n müssen Sie wie in {seq Test 9} eine Nummer einsetzen.

Bei Büchern finden Sie häufig in der Kopfzeile den laufenden Kapiteltitel und/oder Unterkapitel-Titel. Das geht natürlich auch in WinWord. Dazu gibt es ein spezielles Feld DFVREF (WinWord 2.0) bzw. FVREF (ab WinWord 6.0). Als weiteren Parameter nennen Sie in diesem Feld den Namen der Formatvorlage, also beispielsweise {DFVREF "Überschrift 3"} in WinWord 2.0 bzw. {FVREF "Gliederung 3"} in WinWord 6.0.

Um damit wie bei einem Telefonbuch den ersten und letzten Eintrag auf der Seite zu finden, ergänzen Sie das Feld um den Schalter l wie im folgenden Beispiel:

  • {DFVREF "Standard"} - {DFVREF "Standard" l} in WinWord 2.0 bzw.
  • {FVREF "Standard"} - {FVREF "Standard" l} ab WinWord 6.0.
Das Ergebnis ist ein wechselnder Eintrag in jeder Kopfzeile. Wenn Sie sich nur auf die Überschrift/Gliederung-Formate beziehen wollen, reicht die Kurzform mit der Zahl wie {FVREF 1}. Ab WinWord 6.0 gibt es einen zusätzlichen Schalter , der auch die Nummerierung mit anzeigt.

Entsprechend dem Tipp "Dateiname mit Pfad und Dateigröße" können Sie auch den Namen der benutzten Dokumentvorlage im Text anzeigen lassen. Fügen Sie dazu ein {TEMPLATE}-({DOKVORLAGE})Feld an der gewünschten Stelle ein. Auch hier können Sie mit dem Schalter /p den zugehörigen Pfad angeben.

Querverweise ID 491

In größeren Dokumenten hilft es dem/der Leser/in bei Verweisen auf andere Stellen im Text, diese konkret mit Seitenzahl oder Überschrift zu benennen. Dazu eignen sich die {ref}- und {pageref}-Felder. Die jeweilige Textstelle muss dazu mit einer Textmarke (hier als Beispiel der Text Bitte Hinweise beachten mit der Textmarke Hinweis) markiert sein.

An einer beliebigen anderen Stelle im Dokument schreiben Sie dann die Felder siehe "{ref Hinweis}" auf Seite {pageref Hinweis} {ref Hinweis p}, um als Ergebnis siehe "Bitte Hinweise beachten" auf Seite 99 oben zu erhalten. Der Schalter p ermittelt die Position auf der Seite.

Insbesondere für Formulare oder ähnliche interaktive Dokumente ist es sehr praktisch, die Bedienung nicht in die Menüs zu verlegen, sondern an den entsprechenden Stellen im Text zu haben. Dazu gibt es das {MACROBUTTON}-Feld ({MAKROSCHALTFLÄCHE}) mit der Angabe eines auszuführenden Makros und eines anzuzeigenden Textes.

Wenn Sie in der Datei ein Makro namens Pruefung erstellt haben, lautet das entsprechende Feld {MACROBUTTON Pruefung "Prüfen lassen"}, wobei nur der Text in Anführungszeichen im Ergebnis erscheint. Um das Makro zu starten, muss der/die Benutzer/in doppelt auf den Text klicken. Statt eines Textes können Sie dort auch ein Bild einfügen. Durch den Doppelklick werden dessen Farben dabei aber invertiert dargestellt, was nicht so hübsch aussieht.

In Word 97 tauchten erstmals die gefährlichen Zentral- und Filialdokumente auf, die sich offensichtlich durch die regelmäßige Zerstörung der beteiligten Dokumente unbeliebt gemacht haben. Sollten Sie beispielsweise ein Buch mit vielen Kapiteln zu schreiben haben, empfiehlt sich folgende Technik: erstens natürlich eine Dokumentvorlage mit allen Formatvorlagen und Kopf-/Fußzeilen, zweitens schreiben Sie jedes Kapitel in einer eigenen Datei.

Irgendwann werden Sie aber auch einen Gesamtüberblick mit durchgängigen Seitenzahlen und Inhaltsverzeichnis benötigen. Das wäre der verhängsnisvolle Moment für die Einrichtung eines speziellen Zentraldokuments gewesen. Legen Sie stattdessen auf Grundlage der Dokumentvorlage einfach ein leeres Dokument an. Darin fügen Sie mit Strg+F9 ein leeres Feld mit dem manuell eingegebenen Inhalt INCLUDETEXT KapitelX.doc (es sieht also insgesamt so aus: {INCLUDETEXT KapitelX.doc}, falls die Feldansicht mit Alt+F9 umgeschaltet ist) an. Das wiederholen Sie für jedes weitere Kapitel.

Sie können weiterhin alle "KapitelX.doc"-Dateien einzeln bearbeiten und brauchen das Gesamtdokument eigentlich nur für den endgültigen Ausdruck oder die richtigen Seitenzahlen. Sie können aber sogar im Gesamtdokument arbeiten und die Änderung mit Strg+Umschalt+F7 wieder in die jeweilige "KapitelX.doc"-Datei zurückschreiben lassen. Das ist vor allem für generelle Bearbeiten Ersetzen-Aktionen sehr praktisch.

Wenn Sie nicht den kompletten Text im Gesamtdokument haben, sondern nur ein Inhaltsverzeichnis erstellen wollen, ändern Sie die Felder in {RD KapitelX.doc} (RD steht dabei für Referenced Document). Anschließend fügen Sie mit Einfügen Referenz Index und Verzeichnisse ganz normal ein Inhaltsverzeichnis ein.